• 個人情報保護方針
• 個人情報の主な利用目的及び個人情報の種類と内容
• 個人情報の利用にあたって（同意及び公表について）
• 個人情報の開示請求等の手続きについて

個人情報保護方針

関東百貨店健康保険組合（以下、「当組合」という。）は、健康保険法に基づく業務、健康管理事業や福祉施設事業を行ううえで、被保険者及び加入員のみなさまからお預かりした個人情報を故意、過失、偶然の区別に関係なく、改ざん、破壊、漏洩から保護すると共に、個人情報を利用する役職員に対して、個人情報に関する安全管理の重要性、及び個人情報の適切な取扱いと保護についての認識を高め、医療保険者としての信頼感と安心感の向上を図るため、個人情報保護に関する方針を以下の通り定め、その遵守の徹底を図り、個人情報保護に努めます。

適切な個人情報の取得、利用及び提供

個人情報の取得に際しては、健康保険法等の法令等で取得が義務付けられている場合を除き、個人に対し、利用目的を明らかにします。取得した個人情報は利用目的の範囲のみで使用し、利用目的を遂行するために業務を委託する場合を除き、第三者には提供いたしません。また業務委託先に対しても、個人情報の取扱いに関する適正な管理及び監督を行います。

個人情報の安全管理措置

当組合は、個人情報の重要性について、役員及び全職員に対する教育を実施するほか、健保会館内の設備、コンピュータシステムに対し物理的及び組織的なセキュリティー対策を施し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに対する必要かつ適切な予防措置を講ずることにより、個人情報の安全性、正確性の確保を図ります。また、万一の問題発生時には、迅速な是正措置を図ります。

法令及び規範の遵守

個人情報の取扱いに関して、法令及びその他の規範を遵守いたします。

≪個人情報保護に関するマネジメントシステムの継続的改善の実施≫
当組合は以上の活動を実施するに当たり、個人情報保護を適切に維持するための規程を策定・運用し、運用状況について定期的に監査し、事業者の代表者自らがこれを継続的に見直し、改善して行きます。

個人情報に関する苦情・相談窓口

個人情報に関する苦情及び相談については、下記、問い合わせ窓口までご連絡ください。

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個人情報の主な利用目的及び個人情報の種類と内容

個人情報の主な利用目的

• 被保険者等に対する保険給付に必要な利用目的
  ［当健康保険組合での利用に係る例］
  • ①保険給付及び付加給付の実施
  ［他の事業者等への情報提供を伴う例］
  • ①三者行為に係る損保会社等への求償
  • ②健康保険組合連合会の高額医療給付の共同事業
• 保険料の徴収等に必要な利用目的
  ［当健康保険組合での利用に係る例］
  • ①被保険者資格の確認並びに標準報酬月額及び標準賞与額の把握
  • ②健康保険料の徴収
  • ③被扶養者の認定
  • ④健康保険被保険者証の発行
  ［他の事業者等への情報提供を伴う例］
  • ①保険者等の資格データ処理を外部委託
• 保健事業に必要な利用目的
  ［当健康保険組合での利用に係る例］
  • ①健康の保持・増進のための健診、保健指導及び健康相談
  • ②保養所の運営
  ［他の事業者等への情報提供を伴う例］
  • ①保健及び介護指導に係る委託
  • ②医療機関への健診の委託
  • ③保養所の運営の委託
  • ④健診結果の事業所への提供
  • ⑤被保険者等への医療費通知
  • ⑥高額療養費つなぎ資金及び出産費貸付の共同事業
  • ⑦節目人間ドック該当者の事業所への提供
  • ⑧健康者選奨事業（記念品を該当事業所に送付）
  • ⑨歩け歩け運動事業（記念品を該当事業所に送付）
  • ⑩大宮総合運動場及び健康増進ゴルフ大会事業
  • ⑪広報誌等の自宅宛送付業務の委託
  • ⑫救急薬品等の配布事業
• 診療報酬の審査・支払に必要な利用目的
  ［当健康保険組合での利用に係る例］
  • ①診療報酬明細書（レセプト）等の内容点検・審査
  ［他の事業者等への情報提供を伴う例］
  • ①レセプトデータの内容点検・審査の委託
  • ②レセプトデータを電算処理のため、パンチ入力し、画像取込み処理を委託
• 健康保険組合の運営の安定化に必要な利用目的
  ［当健康保険組合での利用に係る例］
  • ①医療費分析
  • ②疾病分析
  • ③医療費適正化のための被保険者等への啓発事業
  ［他の事業者等への情報提供を伴う例］
  • ①療費分析及び医療費通知に係るデータ処理等の外部委託
  • ②ジェネリック通知に係るデータ処理等の外部委託
  • ③医療費適正化通知に係るデータ処理及び保健指導等の外部委託
    
• その他
  ［当健康保険組合での利用に係る例］
  • ①健康保険組合の管理運営のための基礎資料
  （組合会議員、理事長、理事、監事等選出に係る手続き書類等）
  ［他の事業者等への情報提供を伴う例］
  • ①第三者求償事務において、弁護士等への相談
  • ②国等の機関が法令の定める事務遂行に必要である申し出があった時、提供する場合があります。

当健康保険組合が保有する個人情報の種類と内容

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個人情報の利用にあたって（同意及び公表について）

当健康保険組合は、個人情報保護の規程に従い、その保有する個人情報に関し、その利用目的を定めております。
個人情報保護法第１５条第１項において利用目的の特定として、「個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。」ことが義務つけられています。
また、同法第１６条第１項においては、利用目的による制限が示されており、個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならないこととなっております。
ただし、次の４項については、加入員等の事前の同意を得ることなく個人情報を第三者へ提供することができることとなっております。（個人情報保護法第１６条第３項）

• ①法令に基づく場合（当健康保険組合における法令による各種届出）
• ②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難なとき。
• ③公衆衛生の向上または時殿健全な育成の推進のために、特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき。
• ④国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。

当健保組合における個人情報の使用に当たっての取扱い

＜個人情報の使用に当たって公表等が必要なもの＞
次の3項目については、個人情報の使用に当たって使用目的を定めて当健保組合が事業運営により規程を定めて独自に行っているもので、いずれの事業につきましても実施に当たっては組合加入員の方々のご理解に基づき実施して行く所存です。それぞれの事業実施についての趣旨をご理解いただき、組合事業に対して 同意していただきたく存じます。
なお、何等かの事由により同意いただけない場合は、各お問い合せ先へのご連絡いただきますようお願いいたします。

• 「医療費通知等の送付」の同意を要する事項の取扱について
  

  当健保組合においては、以下の事項について、従来どおりの取扱いにさせていただくこととしましたが、これらの事項はいずれも第三者提供に該当するため、本人の同意が必要となります。
  なお、加入者本人にとって利益となるもの、または事業者側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも本人にとって合理的であるとは言えないものについては、厚生労働省のガイドラインによって包括的な同意でよいこととなっています。
  したがって、当健保組合では、以下の事項について、包括的な同意とさせていただきますので、同意されない方につきましては、下記の連絡先までご連絡ください。①医療費通知、高額療養費・付加給付のお知らせ、傷病原因の照会（患者名、診療月、医療費、医療機関名等の受診通知）を世帯単位でまとめて行います。

  • ※なお、上記の件につきましては、加入者本人だけでなく、家族の方の同意も要する事項となりますので、家族の方で同意されない方につきましても、下記の連絡先までご連絡ください。
• 個人情報の共同利用について
  高額医療給付に関する交付金の申請」の取扱いについて
  

  個人情報保護法においては、原則として個人情報を第三者提供する場合、本人の同意が必要となりますが、グループによる共同利用については、第三者提供には当たらないこととなっています。
  健康保険組合連合会では、高額な医療費が発生した場合に、その費用の一部を健康保険組合連合会から交付する事業を実施しており、その事業へ申請するため、診療報酬明細書のデータを共同利用しています。次のように利用目的、申請先、利用する個人データ項目、共同利用する者の範囲、個人データ管理責任者名称を公表します。

  • 共同事業による個人情報の利用目的
    健康保険法附則第二条に基づく事業で、健康保険組合連合会との「高額医療給付に関する交付金交付事業」への申請のため。
    • ※この事業は、当健保組合に高額な医療費が発生した場合、その費用の一部が健康保険組合連合会から交付されるものです。
  • 共同事業の申請先
    健康保険組合連合会　高額医療グループ
  • 共同事業に申請のために必要とする個人情報（個人データ）の項目
    診療報酬明細書（調剤報酬明細書を含む。レセプトとしょうする）の「写」及び氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記載した「交付金交付申請総括明細書データ」もしくは「交付金交付申請総括明細書」の記載項目のほか、レセプト記載データの全ての項目
  • 個人情報を取り扱う者の範囲
    高額医療交付金事業担当者及び担当課長、健保連 高額医療グループ担当者、データ処理委託業者（公益財団法人　日本生産性本部・情報システム事業部）
  • 個人情報の管理について責任を有する者
    関東百貨店健康保険組合　業務部　審査課長
    健康保険組合連合会　高額医療グループ グループマネージャー
• 関東百貨店健康保険組合並びに加入事業が共同で実施する健診事業の公表について
  

  個人情報保護法においては、個人情報を第三者に提供する場合、原則として本人の同意が必要となります。ただし、①委託先への提供②合併等に伴う提供③グループによる共同利用については、法律上、第三者提供に当たらないことになっています。当健保組合では、健診事業について、組合加入事業所と法定健診受託契約に基づき、共同実施し、健診データを共同利用しております。
  したがって、法律で求められている①共同利用する旨、②共同利用する個人データ項目、③共同利用する者の範囲、④共同利用する者の利用目的、⑤個人データ管理責任者もしくは名称について、次のように公表します。

  • 組合加入事業所との健診事業の共同実施について
    当健保組合では、被保険者の健康増進事業を推進するうえで効率的、効果的であるがため、組合加入事業所とともに、健診事業の共同実施をしています。
  • 共同利用する健診データ項目について
    
    • 既往歴等の調査・自覚症状及び他覚的症状の有無の検査
    • 身長、体重、視力及び聴力の検査
    • 胸部X線
    • 血圧測定
    • 貧血検査
    • 肝機能検査、血中脂質検査、血糖検査
    • 尿検査
    • 心電図検査
  • 健診データを共同利用する者の利用目的について
    当健保組合は、健康増進法における健康増進実施者として、組合加入員の生涯を通じた健康増進のため健康保険法第１５０条の趣旨により、加入事業所ともに被保険者等の健康の保持増進に努めます。
    具体的健診データの利用は、当健保組合内のコンピュータにデータ保存し、健保組合所属の管理医、保健師、管理栄養士による健康相談、保健指導を実施します。また、生活習慣病対象者及びその予備軍の健診データを基に抽出し、健康教育、栄養相談指導、食事指導講習会を実施します。
  • 健診データの管理責任者
    関東百貨店健康保険組合　健康管理部長
    • ※健診事業に関する個人情報については、次のお問い合せ先まで、お電話等でご連絡ください。

保養施設利用及び各契約施設等の利用及び
各組合事業参加にあたる個人情報の取扱いの公表について

当健保組合の保養施設利用及び各種契約施設等、組合行事の利用参加につきましては、下記の個人情報を取扱っています。内容をご確認のうえお申し込み下さい。

• 利用にあたり、必要な事項としまして、次の個人情報が必要となります。この情報は、ご利用者が当組合の被保険者及び加入員であるか等を確認することを目的に利用しております。
  • ①保険証の記号及び番号
  • ②利用者氏名
  • ③郵便番号及び住所
  • ④電話番号
• 利用にあたり、①～④の個人情報が不明な場合は当組合の施設及び各種契約施設等の利用及び組合行事への参加はできませんのでご了承ください。
• ご利用の際にご記入いただいた申請書等の個人情報は、データによる管理により第三者により漏洩がおきないよう厳重な管理体制により大切に保管しております。
• 保養施設を利用される方については、宿泊施設が宿泊者への対応を円滑に行うため、また、消防法等の法令に基づく宿泊者名簿の保管のため提供いたします。（保養施設及び各種契約施設等、組合行事の場合）その他、法令に基づく司法機関、行政機関から法的義務を伴う要請を受けた場合を除き、第三者に開示いたしません。
• 電話等による予約及び宿泊を伴う保養施設のご利用についても上の４と同様の取扱いとなります。
• その他、施設利用等について当組合は「プライバシーポリシー」により個人情報を取扱っています。
• 保健施設事業に関する個人情報の管理について責任を有する者
  関東百貨店健康保険組合　総務部　保健施設課長
  • ※保健施設事業に関する個人情報については、次のお問合せ先まで、お電話等でご連絡ください。

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